+7(3412) 655-209

Презентация "Комплексное информационное обеспечение автовокзала"

06.04.2017

30 марта 2017 года представитель ООО "ИТТ" принял участие в общем собрании членов Национальной ассоциации предприятий автомобильного и городского пассажирского транспорта, на котором была представлена презентация на тему "Комплексное информационное обеспечение автовокзала". Полная текстовая версия презентации публикуется в нашем новостном блоге.

niiat_p1.jpg

niiat_p2.jpg

Компания “ИТТ” – разработчик продуктов “Авибус”, основной продукт которой - автоматизированная система управления деятельности автовокзалов “Авибус: Управление автовокзалами”, является лидирующим решением АСУ автовокзалами в России, которое внедрено более чем на 380 автовокзалах и автостанциях в 44 регионах РФ и ближнего зарубежья.


niiat_p3.jpg

Автовокзалы оказались на плохо регулируемом рынке, столкнулись с трудноразрешимыми проблемами, например нелегальными перевозчиками и новыми альтернативами пассажирских перевозок (сервисы совместных поездок). При этом они вынуждены конкурировать с неравных позиций, нести издержки по выполнению требований контролирующих и надзорных органов, сталкиваться с постоянными проверками и наблюдать, как этих проверок избегают их прямые конкуренты - нелегальные перевозчики.

Присутствуя на конкурентном рынке, автовокзалы полагаются только на свои неоспоримые преимущества – расположение, оборудованная инфраструктура и официальный статус, но на этом часто останавливаются в надежде, что государство решит их проблемы с привлечением клиентов при помощи запретительных мер. Не секрет, что в современном информационном мире успех услуги определяется ее информационной доступностью, а именно: полнотой, скоростью и удобством получения информации об услуге


niiat_p4.jpg

Мы попытались выделить сегменты информационного взаимодействия автовокзала и условно разделили их на внешние и внутренние. В рамках этих сегментов автовокзалам необходимо решать задачи информационного взаимодействия, и то, как успешно решаются эти задачи, определяет коммерческий успех автовокзала.


niiat_p5.jpg

Во главе угла стоят вопросы обеспечения безопасности пассажиров, и они разделены на задачи профилактического и оперативного информирования. Классически эти задачи решались при помоши объявлений по громкой связи, и с недавних пор МЧС стало размещать собственные экраны с сообщениями и ведеороликами. Нередко объявления МЧС и внутренние звучат одновременно и снижают эффективность обоих. Сейчас есть возможность корректно настроить совместную трансляцию аудио и видеосообщений и даже задействовать все экраны автовокзала для передачи экстренных сообщений для пассажиров и персонала.

Наверное, самые многочисленные задачи находятся в зоне предоставления справочной информации для пассажиров. Первый рубеж – это организация справочной службы. Самый старый способ решения этой задачи – открытие справочного окна на автовокзале, причем современные технологии помогают увеличито скорость поиска информации, а также повысить ее актуальность до информации в реальном времени. Справочное окно не редко сочетает в себе и справочную телефонную службу, но мало кто знает, что современные технологии с использованием искусственного интеллекта позволяют автоматизировать львиную долю такой работы. К примеру, такое решение предлагает компания “Центр речевых технологий” в своих продуктах. Также справочная информация может быть получена пассажиром самостоятельно через терминалы самообслуживания, установленные на автовокзале, или на сайте автовокзала.

К задачам самостоятельного получения информации относятся задачи размещения информационных материалов как в online пространстве, так и в offline. Казалось бы удобный способ получения информации online не всегда был и остается таким удобным, поскольку некоторые автовокзалы размещают информацию о рейсах и маршрутах на сайтах в виде файла Excel, который необходимо скачать и открыть в специализированном ПО, что, согласитесь, не лучшее решение. Шагом вперед по сравнению с этим методом является готовая для употребления информация, размещенная на сайте автовокзала, но при этом появляется необходимость периодического ее обновления. Уровень современных технологий позволяет настроить динамическую синхронизацию информации, представленной на сайте, с системой автоматизации автовокзала, и даже больше - при помощи такой интеграции распространять информацию не только на собственном сайте, но и, например, на городских, региональных информационных порталах или информационных агрегаторах, таких как Яндекс.Расписание. Не за горами и предоставление информации в набирающих популярность программах обмена сообщениями (Telegrm, Viber, WhatsApp и др.) при помощи ботов.

Размещение информации в offline на некоторых автовокзалах осуществляется по старинке простым размещением распечатанных материалов или специально изготовленных табло, информация на которых обновляется заменой карточек. Иногда это приводит к появлению франкенштейнов, собранных из разных кусков информации с различным оформлением и даже с заклеенными частями. Проблему успешно решают с помощью использования экранов, но зачастую на каждом конкретном экране отображается только один вид информации. Современные системы автоматизации предлагают универсальные решения с возможностью управления отображаемым контентом, сочетания его с видеоинформацией, а также не ограничивают автовокзалы в способах оформления информации, а наоборот, предоставляют возможность использования всей мощи html, css и js в создании экранов.


niiat_p6.jpg

Оперативное информирование пассажиров на многих автовокзалах осуществляется через объявления по громкой связи диспетчером, но прогресс не стоит на месте, и все чаще внедряются автоинформаторы, которые могут формировать и воспроизводить объявления в автоматическом режиме, в том числе и на нескольких языках, а диспетчер выполняет функции оператора, управляющего лентой воспроизведения объявлений и коммерческих рекламных объявлений. Аудио данные могут быть дополнительно продублированы в визуальном виде на табло автовокзала с динамическим обновлением информации.

Сейчас вопросы пассажиров, связанные с их заказами, решаются через справочное окно или по телефону. На некоторых автовокзалах внедрены решения по автоматическому информированию о статусе заказа или его изменениях по электронной почте или посредством отправки SMS. Возможно, к этим каналам связи вскоре присоединятся ранее упомянутые мессенджеры.


niiat_p7.jpg

Использование маркетинговых возможностей автовокзала, зачастую, ограничивается размещением наружной рекламы или печатью объявлений на билетах. Некоторые автовокзалы запускают программы лояльности, позволяющие удерживать текущих клиентов и привлекать новых, тем более современные системы автоматизации предлагают универсальный инструментарий для реализации этих задумок. Ранее упомянутые универсальные экраны позволяют автовокзалам дополнительно эффективно монетизировать собственные рекламные возможности, размещая на экранах коммерческие объявления или запуская их в аудиоформате.


niiat_p8.jpg

Взаимодействие с партнерами, а такими могут быть и корпоративные клиенты, также серьезно влияет на успешную деятельность автовокзала.

Возможность осуществлять работу с корпоративными клиентами по безналичному расчету и обмениваться с ними автоматически сформированной документацией может стать основой для создания новых услуг для корпоративных клиентов.

При взаимодействии с перевозчиками перед автовокзалами довольно остро встает вопрос документооборота, и серьезным облегчением является автоматическое формирование документов. Следующим шагом, возможно, будет внедрение электронного документооборота. Еще один немаловажный вопрос при взаимодействии с перевозчиком – управление нормативно-справочной информацией и данными о рейсах. Сейчас этот вопрос решается силами автовокзала, но уже существует возможность частично передать эти функции перевозчику, предоставив ему ограниченный доступ в саму систему автоматизации, или даже выделить в отдельную информационную базу все рейсы перевозчика и гибко настроить права и приоритеты для автовокзала и пользователей самого перевозчика.


niiat_p9.jpg

В плане взаимодействия с контролирующими органами и ведомствами перед автовокзалом стоят задачи упрощения этого взаимодействия и снижения затрат при его реализации. Так, ручная выгрузка данных в ЕГИС ОТБ через сайт сменилась автоматической выгрузкой и далее автоматизированной системой управления выгрузки персональных данных, которая позволяет выгружать данные нескольких автовокзалов или автостанций через одно физическое подключение, получать статус каждой зарегистрированной операции и даже принимать решения по исправлению и повторной выгрузке этой информации, а в случае каких-то неполадок своевременно получать уведомления о наличии проблемы.

Предоставление отчетов в фонд социального страхования или силовым структурам у многих автовокзалов уже осуществляется не в бумажном виде, а по электронной почте. В некоторых регионах контролирующие органы позволяют сдавать отчетность в автоматическом или полуавтоматическом режиме, передавая специально свормированные файлы. В перспективе этот процесс может стать полностью автоматизированным. Для этого осталось совсем немного, например возможность получать автоматический ответ от принимающей организации.


niiat_p10.jpg

Внутреннее информационное взаимодействие прямым образом влияет на эффективность бизнес-процессов предприятия. На этой волне, например, становятся важными вопросы эффективного управления нормативно-справочной информацией в системе автоматизации, по возможности без привлечения разработчика, задействуя только собственный персонал. Современные системы автоматизации позволяют полностью управлять всеми объектами системы, в том числе используя современные картографические сервисы, инструменты быстрого создания объектов и т.д., не привлекая к этому процессу высококвалифицированных собственных сотрудников (системных администраторов) или специалистов поддержки разработчика системы, тем самым распределяя нагрузку между собственными работниками.

До сих пор на некоторых автовокзалах используется ручной перенос данных из системы автоматизации автовокзала в бухгалтерскую учетную систему. Но все больше и больше автовокзалов внедряют системы с возможностью автоматической или полуавтоматической настраиваемой выгрузки в бухгалтерскую программу. По тому же пути идет и интеграция с системами учета транспорта, автоматическая синхронизация объектов из одной системы в другую. По тому же пути идет и интеграция с системами учета транспорта, автоматической синхронизации объектов из одной системы в другую.

Особняком стоит задача взаимодействия подразделений объединения автовокзалов и автостанций или взаимодействия с соседними автовокзалами. Задачи информационного обмена для повышения эффективности перевозок обычно разрешались с использованием телефонной связи и выделения квот для всех участников перевозочного процесса и не отличались высокой эффективностью. Позднее при внедрении централизованной системы автоматизации для крупных объединений этот вопрос разрешался в рамках единой информационной системы, но при этом осталось несколько тонких мест: централизованная информационная база и ненадежные каналы связи с удаленными автостанциями. Проблемы централизованного управления и ненадежности каналов связи до сих пор являются слабым местом некоторых систем. Частично эта проблема решается организацией работы "по кустам", но в этом случае теряется возможность централизованного управления предприятием. Современные системы автоматизации объединяют в себе эти 2 подхода и позволяют организовывать распределенную сеть с высокой степенью автономности и централизованным управлением (распределенные узлы базы данных, синхронизация с центральным или промежуточным сервером, централизованное управление всей структурой распределенных узлов).

niiat_p11.jpg

Такая распределенная структура позволяет упростить доступ к ресурсам всей сети через единую точку доступа, например для систем соседних автовокзалов или глобальных дистрибьюторских систем. Сейчас внедряются механизмы повышения эффективности пассажирских перевозок для рейсов, проходящих через несколько автовокзалов, и автостанций. Пример такого механизма - единое пространство занятости мест с укзанием сервера занятости мест для всех систем автоматизации по маршруту следования и гибкими правилами управления продажей этих мест.


niiat_p12.jpg

Полнота и оперативность получения информации ключевыми сотрудниками предприятия прямо влияет на скорость и эффективность принятия решений. Даже малые предприятия генерируют довольно больше количество информации, анализировать которую в ручном режиме очень затратно. Что уж говорить о крупных предприятиях с несколькими подразделениями и разрозненной информационной системой. В этом случае данные для аналитки необходимо собирать из нескольких сводных отчетов по подразделениям, и все равно глубокий анализ расходует очень много времени и ресурсов. Этих проблем позволяет избежать централизованная система учета, которая объединяет в себе информацию по всем подразделениям предприятия, и доступна в одном месте практически моментально. Плюс к этому, некоторые системы автоматизации позволяют без привлечения разработчика конструировать необходимые отчеты или настраивать уже существующие.

Отдельной задачей можно выделить удобство получения доступа к данным. Огромные затраты ресурсов по поиску данных в бумажных или даже электронных отчетах, уже сформированных, зачастую, на корню убивают желание заниматься глубокой аналитической работой на предприятии. В качестве решения может быть рассмотрено создание множества целевых отчетов, но это все равно требует определенных ресурсов, и такое решение не может похвастаться гибкостью. Современные системы автоматизации помимо универсального конструктора отчетов используют еще и такие инструменты, как сквозная ссылочная навигация, которая позволяет из итоговой суммы в каком-либо отчете провалиться до любого уровня документов всего лишь несколькими кликами мыши, вплоть до самых первичных (например, из итоговой суммы по работе автовокзала за год до конкретной оплаты конкретного билета, сформировавшего эту прибыль).


niiat_p13.jpg

И наконец, сегмент, прямо влияющий на прибыль автовокзала – это продажи, а именно: продажи с помощью агентов. Для любого агента, будь он собственным или внешним, необходимо предоставлять актуальную информацию по ресурсам автовокзала, по рейсам, их статусам и наличию мест. Эта задача решалась и до сих пор решается малоэффективными способами, например квотированием мест и согласованием продаж с автовокзалом по телефону. Для собственных агентов по продажам этот вопрос решается предоставлением дополнительного удаленного рабочего места, впрочем, такой вариант подходит не только для собственных агентов. В современных системах автоматизации можно гибко настраивать условия работы с агентами, в том числе и управлять доступными для агентов ресурсами, например: доступными маршрутами, маркетинговыми акциями и т.д., и даже осуществлять авансовую или кредитную схему взаиморасчетов с агентами.

В качестве внешних агентов по продаже билетов часто выступают соседние автовокзалы. Помимо упомянутых продаж по телефону и отдельного удаленного рабочего места (специальная касса на чужом автовокзале или вторая программа, запущенная у кассира) существуют более технологичные способы. Так некоторые системы автоматизации поддерживают протоколы других систем автоматизации и предоставляют возможность кассирам удаленно продавать билеты чужого автовокзала в той же программе, в которой они работают. При этом самые современные из них позволяют гибко настраивать центры ответственности за управление продажами и правила, по которым эти продажи осуществляются.

Продажу билетов в сети Интернет предлагает множество сервисов, самые первые из которых осуществляли лишь бронирование на сайте с дальнейшим согласованим продажи по телефону с автовокзалом, только после этого пользователю разрешалось оплатить заказ. Сейчас сервисы по продаже билетов осуществляют взаимодействие с автовокзалами в автоматическом режиме с использованием API и предоставляют разный уровень сервиса: от минимального до практически не отличающегося от касс автовокзала (живой заказ, продажа льготных билетов, возврат в личном кабинете, продажа доп. услуг и т.д.)

Продажи билетов на сайте автовокзала также начинались с простого сервиса бронирования через Интернет с последующим выкупом брони в кассе автовокзала. Некоторые автовокзалы начали заниматься собственной разработкой инструментов продажи билетов на их сайте, и многие из них столкнулись с проблемами финансирования разработки, развития функционала, нецелевого расходования ресурса персонала на непрофильную деятельность и высокими комиссиями при обслуживании платежей через Интернет.

Также сервисы предлагают автовокзалам разместить на своем сайте виджет, который после заполнения первичных данных о поездке перенаправляет клиента на сайт самого сервиса. Современные сервисы предлагают автовокзалам услугу, предоставляемую по принципу whitelabel, когда автовокзалу предоставляется полностью функциональный виджет по продаже билетов, который может быть настроен и брендирован в стиле сайта автовокзала и позволяет пользователю не покидать его на протяжении всего процесса покупки билета. И даже больше, к виджету может быть подключена услуга интернет-эквайринга, которую банк предоставляет непосредственно автовокзалу, и все денежные средства поступают на счет автовокзала, а не сервиса по продаже билетов, что очень удобно для автовокзалов, находящихся в другой стране с собственной валютой, например в Республике Казахстан.


niiat_p14.jpg
niiat_p15.jpg