Утро специалистов многих автовокзалов начинается с распечатывания отчетов по перевезенным пассажирам, доходам автовокзала и другим важным параметрам за вчерашний день. Распечатки ждут директор, его заместитель, бухгалтер.

Сформировать и распечатать отчет – задача быстрая и не сложная, но рутинная. А значит, вместо того чтобы ежедневно тратить время на ее выполнение, лучше эту задачу автоматизировать.

Сэкономленные минуты в день в масштабе месяца превращаются в часы, поэтому попробовать стоит, тем более сделать это совершенно не сложно.

Как настроить автоматическую рассылку отчетов?

Переходим в раздел Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов – Создать.

В открывшемся окне заполняем поля: Наименование рассылки, Получатели (на этом этапе нужно выбрать только из двух вариантов: пользователи или контрагенты), на вкладке Отчеты кликаем Подобрать и в открывшемся списке выбираем один или несколько отчетов для рассылки.

Теперь необходимо настроить выбранные отчеты, чтобы они приходили за требуемый период, по выбранным пунктам отправления и другим важным параметрам. В поле Отчеты выделяем первую строку и заполняем параметры в поле Настройки отчета: выбираем период, за который будут отправляться данные, и пункт отправления.

Выделяем вторую строку со следующим отчетом и также производим настройку по предложенным параметрам. Так же настраиваем каждый выбранный для рассылки отчет.

Переходим к следующей вкладке Расписание, где необходимо настроить даты и время рассылки.

Устанавливаем флаг Выполнять по расписанию, выбираем частоту рассылки: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или произвольно (по определенным дня, месяцам или в любом другом выбранном режиме). При выборе параметра Еженедельно откроется окно выбора дней недели.

Вводим время начала рассылки и выбираем ответственного.

На вкладке Доставка кликаем Укажите получателей и в открывшемся окне кликаем Подобрать.

Выбираем одного, несколько независимых или группу пользователей, которые будут получать рассылку, кликаем Завершить и закрыть.

В поле От выбираем Создать и в открывшемся окне вводим адрес и пароль уже существующей почты. Авибус будет подключаться к почтовому агенту для рассылки, поэтому данные должны быть реальными и корректными.

Устанавливаем флаг Для отправки почты, добавляем имя отправителя (оно будет отображаться в письме), и выбираем Настроить параметры подключения вручную. КликаемДалее.

В открывшемся окне ставим флаги Безопасная проверка пароля и Использовать безопасное соединение. В строке Сервер вводим имя сервера:

• Для почты на gmail – smtp.gmail.com Порт 465;
• Mail – smtp.mail.ru Порт 465;
• Yandex – smtp.yandex.ru Порт 465.

Кликаем Далее.

В новом окне вводим наименование учетной записи и длительность ожидания сервера или же сохраняем значения, заполненные по умолчанию.

После клика по кнопке Далее начнется процесс создания учетной записи.

Если все данные заполнены корректно и «Авибус» смог подключиться к почтовому агенту, система выдаст оповещение об успешном создании учетной записи.

Если же настройки выполнены неверно, появится следующее оповещение:

В таком случае проверяем корректность заполнения логина и пароля почты.

Если логин и пароль заполнены корректно, но ситуация не меняется, необходимо произвести настройки самой электронной почты. Чаще всего это потребуется для почты на gmail, так как ее настройки по умолчанию запрещают подключение сторонних небезопасных приложений.

Чтобы разрешить рассылку писем со своей почты перейдите по ссылке https://support.google.com/accounts/answer/6010255.

В разделе Вход в аккаунт Google через небезопасные приложения кликаем по Если в вашем аккаунте закрыт доступ для небезопасных приложений выбираем ссылку Снова его открыть.

В открывшемся окне устанавливаем индикатор в положение Небезопасные приложения разрешены.

Пробуем повторно создать учетную запись электронной почты.

После успешного создания учетной записи, заполняем тему и тело письма. Текст письма можно редактировать, как в текстовом редакторе, изменить форматирование текста, добавить изображение, цвет, пронумерованные списки и пр.

Система позволяет добавлять в текст параметры, которые будут заполняться автоматически, например, дата рассылки, наименование отчетов, автор и пр. Чтобы добавить параметр, кликаем по кнопке Параметр и выбираем из предложенных значений.

Завершающий этап настройки – открываем вкладку Дополнительно.

В поле Форматы сохранение отчетов (по умолчанию) выбираем удобный формат, в котором хочется получать отчеты, например, pdf, текстовый документ, таблицу Excel или любой другой из предложенных вариантов.

Если оставить активным флаг Архивировать в ZIP, в письме будут приходить файлы в выбранном формате, но заархивированные.

По сути, рассылка создана. Можно протестировать ее работу, кликнув по кнопке Выполнить сейчас. В течении нескольких минут письма со вложенными отчетами придут на почту адресатам. Если в течении 20 минут, письма не пришли, проверьте папку спам. Если найдете их там, обязательно кликните по кнопке Не спам, чтобы в будущем письма с отчетами прилетали в папку Входящие.

Если же ни в основной папке, ни в папке Спам письмо так и не появилось, проверьте, корректно ли введен адрес почты адресата. Адрес обязательно должен быть именно таким, как он записан в почтовом домене.

Если рассылка прошла успешно, кликаем Записать и закрыть.

Поздравляем! Рассылка создана, в заданное время письмо с вложенными отчетами придет на почту адресату.

Звоните/пишите нам, если появились вопросы:

+7 (499) 450-28-09
Общие вопросы: sales@avibus.pro
Техническая поддержка: support@avibus.pro

Читать в телеграм Видео-уроки